sipgate testet seit 2020 den Einsatz von KI im Mittelstand. Das Buch "21 Work Hacks" von Tim Mois beschreibt, wie sich Arbeitsmodelle und Teamstrukturen durch KI verändern und welche Herausforderungen dabei bestehen
Der Düsseldorfer Telekommunikationsanbieter sipgate hat in den vergangenen Jahren gezielt den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im eigenen Unternehmen erprobt. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, wie sich etablierte Arbeitsmodelle und Organisationsstrukturen im Mittelstand an die veränderten Bedingungen durch KI anpassen lassen. Tim Mois, Gründer und Geschäftsführer von sipgate, hat seine Erfahrungen aus sechs Jahren KI-Nutzung im Buch "21 Work Hacks" zusammengefasst. Das Werk versteht sich nicht als allgemeiner Leitfaden für KI, sondern als praxisnahe Darstellung eines mittelständischen Unternehmens, das seit 2020 mit verschiedenen KI-Tools experimentiert und dabei kontinuierlich Prozesse anpasst.
Veränderte Informationsflüsse durch KI
Ein zentrales Ergebnis der bisherigen KI-Integration bei sipgate ist die Umgestaltung der internen Informationsflüsse. Während früher das Auffinden und Auswerten von Daten oft zeitaufwendig war, ermöglichen KI-gestützte Systeme heute eine schnellere und gezieltere Analyse. Einzelne Mitarbeitende nutzen KI-Tools als persönliche Wissensdatenbanken, in denen Notizen, Links und Gedanken abgelegt werden. Teams greifen auf gemeinsam gepflegte Dokumentationen und Glossare zu, die durch KI leichter durchsuchbar sind. Auch bislang wenig genutzte Datenquellen wie CRM-Einträge oder Support-Tickets werden durch KI zusammengeführt und ausgewertet. So können beispielsweise Vertriebsteams gezielt nach Kundenherausforderungen suchen, Entwicklerinnen und Entwickler identifizieren schneller Schwachstellen in der Nutzererfahrung, und das Marketing erhält Einblicke in die Wirksamkeit von Inhalten. Die Transparenz von Kennzahlen wie Kundenzahlen oder Umsatz wurde durch KI weiter erhöht, wobei die Interpretation der Ergebnisse weiterhin bei den Teams liegt.
Arbeitszeitgestaltung und Pufferzonen
Mit dem zunehmenden Einsatz von KI im Arbeitsalltag stellt sich für Unternehmen die Frage, wie gewonnene Zeit sinnvoll genutzt werden kann. sipgate hat sich entschieden, Arbeitszeit nicht vollständig zu verplanen, sondern gezielt Pufferzeiten - sogenannte "Slack-Time" - einzuplanen. Diese Zeit ist nicht an konkrete Projekte oder Sprints gebunden und soll Raum für Experimente, das Testen neuer Tools oder kreative Pausen bieten. Gerade in Teams mit hoher Kundenorientierung ist die Umsetzung solcher Pufferzonen eine Herausforderung, da kurzfristige Aufgaben Priorität haben. Dennoch sieht sipgate in der bewussten Freihaltung von Zeit einen wichtigen Faktor, um die steigenden Anforderungen an Konzentration und Problemlösung im KI-unterstützten Arbeitsumfeld zu bewältigen. Die Erfahrung zeigt, dass Innovationen und neue Ideen häufig in diesen ungeplanten Zeitfenstern entstehen.
Organisatorische Anpassungen und Lernformate
Die Einführung von KI-Technologien erfordert nicht nur technische, sondern auch organisatorische Anpassungen. sipgate hat verschiedene Formate etabliert, um den Austausch über KI-Anwendungen und neue Arbeitsweisen zu fördern. Dazu gehören regelmäßige Demos, bei denen Teams ihre Erfahrungen mit neuen Tools teilen, sowie offene Veranstaltungen wie "Open Friday". Ziel ist es, eine Kultur des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Die Verantwortung für die Auswahl und Erprobung von KI-Tools liegt dabei bewusst bei den Teams selbst. Nach Unternehmensangaben ist die wichtigste Erkenntnis aus sechs Jahren KI-Integration, dass es keinen endgültigen Zustand gibt - Prozesse und Strukturen müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden. Ähnliche Herausforderungen bei der Anpassung von Arbeitsmodellen an technologische Veränderungen zeigen sich auch in anderen deutschen Softwareunternehmen, wie etwa in der Entwicklung von Camunda, die in einem aktuellen Marktbericht analysiert wurde.
Offene Fragen und Perspektiven für den Mittelstand
Die Erfahrungen von sipgate verdeutlichen, dass der Einsatz von KI im Mittelstand weit über die reine Automatisierung von Routineaufgaben hinausgeht. Vielmehr stehen Fragen der Organisationsentwicklung, der Teamdynamik und der nachhaltigen Nutzung von Daten im Vordergrund. Offen bleibt, wie sich die Rolle von Mitarbeitenden und Führungskräften weiterentwickelt, wenn KI-Systeme einen immer größeren Teil der Informationsverarbeitung übernehmen. Auch die langfristigen Auswirkungen auf Produktivität, Innovationsfähigkeit und Unternehmenskultur sind noch nicht abschließend zu bewerten. Für viele mittelständische Unternehmen stellt sich die Herausforderung, eigene Lernprozesse zu etablieren und die Balance zwischen Effizienzsteigerung und kreativen Freiräumen zu finden.
Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet Systeme, die in der Lage sind, Aufgaben zu bearbeiten, die bislang menschliche Intelligenz erforderten - etwa das Verstehen von Sprache, das Erkennen von Mustern oder das Treffen von Entscheidungen. Im Unternehmenskontext werden KI-Anwendungen zunehmend eingesetzt, um Daten auszuwerten, Prozesse zu automatisieren und neue Geschäftsmodelle zu ermöglichen. Entscheidend für den nachhaltigen Erfolg ist jedoch nicht allein die technische Implementierung, sondern die Anpassung von Arbeitsstrukturen und die Entwicklung neuer Kompetenzen im Umgang mit KI.
