Sophie Hundertmark zeigt, wie gezielte Automatisierung mit KI wiederkehrende Aufgaben in ihrem Unternehmen effizienter gestaltet und welche Grenzen dabei bestehen
Der gezielte Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) zur Automatisierung von Routineaufgaben gewinnt in kleinen und mittleren Unternehmen an Bedeutung. Die KI-Forscherin Sophie Hundertmark, die an der Hochschule Luzern tätig ist und ein eigenes Unternehmen führt, hat in einem aktuellen Erfahrungsbericht dargelegt, wie sie durch Automatisierung mit KI den größten Engpass in ihrem Arbeitsalltag identifiziert und adressiert hat. Im Mittelpunkt steht dabei nicht die Marktsituation oder das Team, sondern die eigene Arbeitsweise als limitierender Faktor.
Automatisierung als Antwort auf persönliche Engpässe
Hundertmark beschreibt, dass die zunehmende Arbeitsbelastung durch wiederkehrende Aufgaben wie E-Mail-Kommunikation, Recherche und die Vorbereitung von Vorträgen dazu führte, dass sie selbst zum Flaschenhals ihres Unternehmens wurde. Statt die Arbeitszeit weiter zu erhöhen, analysierte sie systematisch, welche Prozesse sich durch KI sinnvoll automatisieren lassen. Besonders geeignet erwiesen sich Aufgaben mit klaren Strukturen und hoher Wiederholungsrate, etwa das Zusammenfassen von Dokumenten, das Erstellen von Antwortentwürfen oder die Vorstrukturierung von Inhalten.
Die Automatisierung dieser Prozesse führte dazu, dass Routinetätigkeiten effizienter ablaufen, während die eigentlichen Kernaufgaben - wie die fachliche Bewertung und die Kundenbeziehung - weiterhin in menschlicher Verantwortung bleiben. Hundertmark betont, dass die Kontrolle über die finalen Ergebnisse stets beim Menschen verbleibt und KI als Assistenzsystem agiert, nicht als Autopilot.
Grenzen der Automatisierung und Bedeutung der Kontrolle
Ein zentrales Element des Ansatzes ist die bewusste Abgrenzung: Nicht alle Aufgaben eignen sich für die Automatisierung. Insbesondere die inhaltliche Bewertung, das Treffen von Entscheidungen und die Pflege von Kundenbeziehungen bleiben explizit in menschlicher Hand. Die KI übernimmt vorbereitende Tätigkeiten, liefert Vorschläge und Entwürfe, doch die Freigabe und Verantwortung liegen weiterhin bei der Unternehmerin selbst. Diese Haltung soll verhindern, dass Automatisierung zu Kontrollverlust führt.
Die Praxis zeigt, dass eine klare Trennung zwischen automatisierbaren und nicht automatisierbaren Aufgaben die Akzeptanz und das Vertrauen in KI-gestützte Prozesse erhöht. Die menschliche Kontrolle wird nicht zufällig, sondern gezielt in den Arbeitsablauf integriert. Damit entsteht ein Zusammenspiel, bei dem Automatisierung und Kontrolle sich gegenseitig verstärken.
Werkzeugwahl und nachhaltige Prozessgestaltung
Hundertmark weist darauf hin, dass die Auswahl eines bestimmten KI-Tools weniger entscheidend ist als das zugrunde liegende Prinzip: Erst wenn die eigenen Prozesse verstanden sind, kann entschieden werden, welche Teile automatisiert werden sollten und an welchen Stellen menschliche Kontrolle unverzichtbar bleibt. Die konkrete Software kann sich im Zeitverlauf ändern, doch das methodische Vorgehen bleibt konstant.
Diese Sichtweise findet sich auch in anderen Unternehmenskontexten wieder. So wurde beispielsweise bei der Entwicklung von KI-gestützten Systemen für die Kundenkommunikation, wie sie das Berliner Unternehmen Zelara verfolgt, die Frage nach der sinnvollen Automatisierung und der Rolle menschlicher Kontrolle intensiv diskutiert (Bericht zu KI-gestützter Kundenkommunikation bei Zelara). Entscheidend bleibt, dass Automatisierung nicht zum Selbstzweck wird, sondern gezielt Engpässe adressiert und die Qualität der Arbeit sichert.
Folgen für Geschäftsmodelle und Arbeitsorganisation
Die Umstellung auf KI-gestützte Automatisierung hat nach Angaben von Hundertmark dazu geführt, dass ihr Geschäftsmodell weniger stark an die eigene Arbeitszeit gebunden ist. Routinen laufen vorbereitet ab, während für die eigentlichen Kernaufgaben mehr Freiraum entsteht. Für andere Unternehmen ergibt sich daraus die Empfehlung, zunächst die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen, bevor einzelne Tools eingeführt werden. Die Technik ist inzwischen weit entwickelt, doch der eigentliche Wandel liegt in der bewussten Neugestaltung der Arbeitsweise und der gezielten Integration von Kontrolle.
Offen bleibt, wie sich diese Prinzipien in größeren Organisationen oder in stärker regulierten Branchen umsetzen lassen. Auch die Frage, wie sich die Balance zwischen Automatisierung und menschlicher Verantwortung bei weiter fortschreitender KI-Entwicklung verschiebt, ist Gegenstand laufender Diskussionen.
Der Begriff Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologien, um wiederkehrende oder regelbasierte Aufgaben ohne ständige menschliche Intervention auszuführen. In Unternehmen werden dabei zunehmend KI-basierte Systeme eingesetzt, die nicht nur einfache Abläufe, sondern auch komplexere Vorarbeiten übernehmen können. Entscheidend für den nachhaltigen Erfolg ist jedoch, dass die menschliche Kontrolle an den relevanten Schnittstellen erhalten bleibt und Automatisierung nicht zu einem Verlust an Qualität oder Verantwortlichkeit führt.
